9 proven TIME MANAGEMENT tips: Get More Done In a Day than others do in a week by Little Bit Better

 

Intro 

Tip #1 - Manage your time well by splitting your day into blocks

Uruskan masa anda dengan baik iaitu dengan membahagi-bahagikan hari anda kepada blok-blok. 

Block #1 - Strategic block, minimum 3 hours

Strategic block adalah blok masa di mana anda bekerja pada tugas strategik, minimum 3 jam. Tanpa emel, tidak bercakap-cakap dengan rakan sekerja malah tidak berangan-angan langsung tentang apa nak dimakan semasa tengahari nanti.

Block #2 - Buffer block

Tujuan blok ini adalah untuk mengendalikan tugas-tugas kecil seperti emel, menelefon anak-anak atau sebagainya. 

Block #3 - Breakout block

Kejayaan bukanlah tentang kerja keras sepanjang masa. Anda harus sentiasa recharge supaya anda sentiasa boleh bekerja pada kapasiti penuh dan lebih fokus.

Tips #2 - Work Life Balance is a Lie

When you intentionally create an imbalance and direct the time and energy toward 1 or 2 areas of your life. INTENTIONAL IMBALANCE is to put your energy where you want it to go

Keseimbangan kehidupan bekerja adalah satu pembohongan. Anda begitu berjuang untuk mencari keseimbangan di antara kesihatan, rakan, keluarga, kerja dan masa peribadi sendiri. 

Jadi anda memutuskan untuk memberikan masa dan tenaga yang sama kepada setiap daripada mereka. Masalahnya akan timbul apabila anda tidak sempat dan mula menjadi kecewa. 

Kejayaan tidak boleh dicapai dengan mengimbangi masa anda dalam setiap bidang kehidupan. Kejayaan berlaku apabila anda sengaja mencipta keseimbangan dan mengarahkan masa dan tenaga ke arah satu atau dua bidang kehidupan anda. 

Detik-detik berbeza dalam hidup akan memerlukan jumlah tenaga yang berbeza dan tidak ada yang salah dengannya. Tujuan ketidakseimbangan yang disengajakan adalah untuk meletakkan tenaga anda di tempat yang anda mahukannya. 

Tip #3 - Avoid Having Too Many Goals

Elakkan dari mempunyai terlalu banyak matlamat. Terlalu banyak matlamat bermakna terlalu banyak strategi dan halangan. Ia akan mempercepatkan kehilangan tenaga dan akan membuatkan anda berputus asa. 

Tip #4 - Create a routine

You need a routine for everything

Pelaksanaan anda akan banyak menderita jika anda tidak membentuk rutin. Anda memerlukan rutin untuk segala-galanya. Dari tidur anda hinggalah kepada masa anda bekerja. 

Tip #5 - Create your model week

If your plan is realistic or not

Model mingguan anda adalah seperti satu senario yang sempurna di mana anda akan menyelesaikan segala-galanya. Sebaik sahaja anda mula merekabentuk model mingguan anda, anda dengan cepat akan dapat mengatakan samada rancangan anda itu realistik ataupun tidak. 

Jika rancangan itu tidak realistik, anda tidak akan dapat mencari ruang kalendar mingguan anda untuk meletakkan beberapa tugasan. Pastikan anda melakukan ini sebelum anda memulakan minggu pertama anda. 

Tip #6 - Avoid focusing on tasks that involve your weaknesses 

Elakkan fokus kepada tugasan yang melibatkan kelemahan anda. Kebanyakan tugasan anda yang sedang dikerjakan haruslah berdasarkan kepada kekuatan anda, bukannya kepada kelemahan anda. 

Tip #7 - You are allowed to say NO

Apabila seseorang menjemput anda ke sesuatu tempat atau seseorang telah meminta anda untuk melakukan sesuatu, katakan Tidak seboleh mungkin. 

Tip #8 - Don't multitask

Apabila anda menumpukan perhatian anda kepada pelbagai arah, anda tidak menggunakan sepenuhnya diri anda untuk mana-mana tugasan. Anda terlalu banyak kerja dan keletihan. Kemungkinan hasilnya merosot dan akhirnya anda tidak menguasai apa-apa. Anda hanya menjadi biasa-biasa sahaja dalam beberapa perkara. 

Tip #9 - Some tasks will not get done and it is okay

Beberapa tugasan tidak akan selesai dan ia adalah tidak mengapa. Ramai orang yang percaya mereka boleh melakukan semuanya. Mereka bekerja siang dan malam untuk mengejar segala-galanya di atas kertas mereka. 

Mereka menumpukan kepada perkara yang boleh mereka lakukan dengan cepat untuk menyingkirkannya yang mana meletakkan tugas strategik mereka dalam bahaya. Beberapa tugasan akhirnya akan gagal dan ia tidak mengapa. Tetapi tugasan itu janganlah sekali-kali menjadi tugasan strategik. 

Tip #10 - Celebrate

Akhirnya di sini, adalah tip bonus dari pengalaman peribadi saya sendiri. Sleep Well 

Tidur dengan nyenyak. Saya tidak dapat menekankan kepentingan tidur. Ia adalah petua produktiviti yang paling terbaik yang anda perlukan. 

Saya tahu betapa menderitanya hidup saya apabila saya tidak dapat tidur dengan cukup. Tetapi masih sangat kerap tidur adalah perkara pertama entah bagaimana saya akhirnya berkorban apabila keadaan menjadi sukar. 

Walaupun pada hakikatnya, saya tahu betapa pentingnya ia. Jadi pantau tidur anda. Ini adalah kawasan yang saya lakukan yang terbaik untuk memperbaikinya sebaik mungkin. 

Peminat Little Bit Better

How I use POMODORO technique to stay productive 95% of the time by Little Bit Better

Secara purata kebanyakan kita hanya boleh bekerja atau belajar dalam tempoh lebih kurang 25 hingga 30 minit sahaja. 

Anda boleh memaksa diri untuk bekerja atau belajar selama 4 jam terus-menerus tetapi selepas 25 minit pertama, produktiviti anda akan mula menurun.  

Jadi, apakah alternatifnya?

Maka alternatifnya ialah hanya berehat selama 5 minit bagi setiap 25 minit untuk mengekalkan produktiviti sepanjang masa. Fikirkan tahap tenaga anda speerti segelas air yang penuh. Setiap 25 minit, ia akan habis. Jadi, dengan berehat, anda mengisi semula gelas itu. 

Pomodoro adalah salah satu teknik yang paling terkenal yang dibina di atas prinsipal ini. Ia telah dibangunkan pada akhir 1980-an oleh seorang pelajar universiti bernama Francesco Cirillo.

Teknik ini terdiri daripada 5 langkah. 

Step 1: Pick a task (pilih tugas) 

Step 2: Set a 25 minute timer (tetapkan pemasa 25 minit)

Step 3: Work on your task until the time is up (laksanakan tugas anda sehingga masa tamat)

Step 4: Take a 5 minute break (rehat 5 minit)

Step 5: After every 4 pomodoro session, take a longer 15-30 minute break. (setiap 4 sesi pomodoro, rehatlah dengan lebih lama antara 15  hingga 30 minit)

Ia adalah teknik yang sangat mudah. Dan bagi ramai orang pula, mungkin ia kelihatan tidak berkesan. Tetapi anda akan terkejut betapa berkesannya ia. Saya telah menggunakannya secara peribadi selama beberapa tahun sebenarnya. Sekarang saya menggunakannya semasa saya menulis skrip untuk bacaan ini. 

Jika anda mahu menggunakannya sendiri maka izinkan saya berkongsi beberapa peraturan dan petua.

Rule #1 - Break down complex tasks 

Pecah-pecahkan tugasan yang kompleks

Ambil masa 15 minit di permulaan hari bekerja anda untuk merancang pomodoro. Ambil senarai tugasan anda hari itu dan perhatikan berapa banyak pomodoro setiap tugasan yang akan diambil. 

Ingat, setiap Pomodoro adalah 25 minit. Jika tugasan itu memerlukan lebih daripada 4 pomodoro, ia perlu dibahagikan kepada tugas yang lebih kecil. 

Rule #2 - Small tasks go together

Tugas kecil dibuat bersama-sama

Apa-apa tugasan yang akan mengambil kurang daripada 1 pomodoro harus digabungkan dengan satu lagi tugasan mudah. Contohnya, membayar sewa, cek emel dan membaca artikel pomodoro, boleh dibuat bersama-sama dalam satu sesi.

Rule #3 - Once a pomodoro is set, it must ring.

Sebaik sahaja Pomodoro ditetapkan, ia mesti dibuat. 

Pomodoro ialah unit masa yang tidak boleh dibahagikan dan tidak boleh dipecahkan terutamanya untuk tidak menyemak emel masuk, teamchat atau mesej teks. Sebarang idea tugasan atau permintaan yang timbul perlu diambil perhatian setelah selesai sesi pomodoro. 

Jadi, pastikan pen dan kertas ada di sebelah anda atau catat senarai tugasan dalam talian, dan semak kemudian. 

Rule #4 - Get away from the screen during breaks

Menjauhkan diri daripada skrin semasa rehat. 

Tidak semua rehat dibuat sama. Jika sesi bekerja Pomodoro anda berlaku pada komputer anda, jangan hanya beralih kepada Youtube atau IG apabila pemasa dimatikan. Jauhkan perhatian anda dan otak anda daripada skrin, yang bermakna pada telefon anda juga. 

Berdiri, bergerak, meregangkan badan, pergi ke luar, lakukan meditasi mini, ambil snek atau tengok burung di luar tingkap pun ok juga. Jika anda bekerja di rumah, anda boleh melipat pakaian, atau kosongkan meja dapur atau apa sahaja. 

Rehat akan menjadi lebih menyegarkan mental jika anda melarikan diri dari hipnosis komputer atau telefon anda. 

Rule #5 - Inform loved ones that you are using Pomodoro technique 

Maklumkan kepada orang tersayang bahawa anda menggunakan Teknik Pomodoro.

Jika tidak mereka akan terus mengganggu anda. "Bolehkah kita menonton video lucu ini untuk 1 minit saja?" dan apabila anda berkata, "Tidak", mereka akan marah. Pastilah, sesi anda akan musnah serta anda akan mengalami masalah dengan orang yang tersayang. 

Rule #6 - Experiment with the length of your pomodoros

Eksperimen dengan tempoh Pomodoro anda

Untuk beberapa jenis kerja yang memerlukan tempoh lanjutan, umpamanya dalam keadan aliran kerja kreatif (berfikir, menulis, koding, mengarang dan sebagainya), 25 minit itu mungkin terlalu singkat, yang bertentangan dengan ini. 

Jika anda berasa banyak rintangan mental atau anda tidak dapat memastikan diri anda kekal fokus selama 25 minit, cuba dengan 15, 10, atau 5 minit peraturan Pomodoro. 

Rule #7 - Take buffer pomodoros

Ambil buffer pomodoro

Beberapa tugasan anda akan bertimbun-timbun dan anda tidak akan dapat menyelesaikannya semasa satu sesi Pomodoro atau anda akan mempunyai beberapa tugasan yang mendesak malah tidak dijangka (ad-hoc). 

Itulah sebabnya, mengambil 2 pomodoro sebagai buffer apabila anda merancang hari tersebut. 

Jika anda mengikuti peraturan dan petua ini, maka saya boleh menjamin bahawa anda akan mempunyai sesi yang sangat produktif. Saya juga ingin menerangkan psikologi di sebalik keberkesanan teknik Pomodoro. 

Mengelakkan Penangguhan

Terlebih dahulu, ia mengelakkan penangguhan. Salah satu sebab utama kita berlengah-lengah untuk duduk dan bekerja adalah kerana tugasan itu kelihatan rumit dan kita tidak pasti di mana untuk bermula. 

Daripada mulakan, kita mula menonton Youtube atau Netflix dan berkata pada diri kita, "Saya akan mula bekerja esok pagi". Dan dengan cara ini untuk beberapa pagi, ia berlalu dan kita tidak juga bermula. 

Atas sebab inilah, teknik Pomodoro memerlukan anda untuk memecah-kecil projek atau matlamat tugasan besar anda kepada sesuatu yang anda hanya perlu lakukan dalam masa 25 minit. 

Seterusnya ia membuatkan anda terlalu fokus pada sesuatu perkara dan tidak membiarkan anda berasa tertekan dengan tugas yang besar. Anda mula berhenti bimbangkan tentang hasilnya, sebaliknya anda hanya mengambil satu pomodoro pada satu-satu masa. 

Kedua, ia memerangi gangguan

Jika anda pernah diganggu semasa anda dalam aliran, sudah pasti anda tahu betapa sukarnya untuk mendapatkannya semula fokus tersebut. Tetapi aliran maklumat yang berterusan, mengalir melalui chat, emel dan notifikasi media sosial menuntut lebih banyak perhatian kita. 

Jadinya, adalah baik untuk menyalahkan teknologi untuk segala-galanya. 

Kajian Rec mengatakan lebih separuh daripada semua gangguan hari bekerja adalah disebabkan oleh diri sendiri. Maksudnya kita yang menarik diri daripada fokus dengan mengatakan perkara seperti "emel ini terlalu penting" 

Jadi, teknik Pomodoro membantu anda menahan semua gangguan diri itu dan melatih otak anda untuk fokus. 

Setiap Pomodoro didedikasikan untuk satu tugasan dan setiap kali rehat adalah peluang untuk menetapkan semula dan membawa perhatian anda kembali kepada perkara yang sepatutnya anda lakukan. 

Ketiga, masa boleh menjadi seorang kawan dan bukannya musuh. 

Masa berubah daripada sesuatu yang negatif yang telah hilang kepada representasi positif tentang  peristiwa yang telah dicapai.

Pengarang telah menggelarkan "Inverting Time" masa menyongsang kerana ia telah mengubah persepsi masa daripada sumber kebimbangan yang abstrak kepada ukuran yang tepat (produktiviti)

Keempat, mengaktifkan  Parkinson's Law.

Jika anda tidak tahu tentang Parkinson's Law yang mengatakan bahawa kerja itu berkembang untuk mengisi masa yang diperuntukkan untuk menjadikannya mudah. Jika anda memberi diri anda 24 jam untuk menyelesaikan tugasan, tekanan masa memaksa anda untuk menyelesaikannya. 

Contohnya, jika pensyarah memberi anda satu semester untuk menyelesaikan tugasan, teka apa yang anda perlukan dalam satu semester untuk menyelesaikan tugasan walaupun ia hanya memerlukan 6 jam bekerja sahaja?

Jadi, ini adalah mengenai teknik Pomodoro. Jika anda meletakkan produktiviti anda pada steroid, maka saya cadangkan membaca Pareto Principle. The secret of SUCCESSFUL people to be more productive: 80/20 Rule - Pareto Principle. 

Saya harap maklumat ini berguna dan terima kasih kerana membacanya.  

Peminat Little Bit Better