Harvard negotiators explain : How to get what you want every time by Little Bit

William Ury dan Roger Fisher adalah pengasas Program on Negotiation di Harvard Law School. Mereka telah menulis sebuah buku bersama-sama yang bertajuk Getting To Yes.

The Key Lessons

Menurut buku tersebut, rundingan bukanlah tentang memisahkan sesuatu perkara kepada 50/50 atau bertegas dengan cara anda atau cara saya. Ini pastinya bukan tentang menang atau kalah. Jika anda bertanyakan siapa yang menang, maknanya anda sudah sememangnya kalah.

So, what is negotiation about then?

Maka izinkan saya memberikan anda beberapa contoh dan anda akan lihat, umpamanya;

what do you do?

2 orang lelaki bertengkar di perpustakaan, seorang mahu tingkap dibuka untuk udara yang segar, yang seorang lagi mahu ia ditutup untuk mengelakkan angin meniup kertas kerjanya. 

Jadi apa yang anda lakukan? 

Anda biarkan ia terbuka separuh sedikit atau ditutup. 

Pustakawan mendengar kedua-duanya dan kemudiannya pergi dan membuka tingkap di bilik yang lain, yang membawa udara segar tanpa mengganggu kertas. Ini membuatkan kedua-dua belah pihak gembira. 

Contoh yang lain, dua orang ingin berkongsi kek tetapi tidak bersetuju tentang cara membahagikannya secara adil tanpa mengira cara anda memotongnya. Mereka akan mengadu bahawa pihak yang satu lagi mendapat bahagian yang lebih besar jadi apa yang anda lakukan dengan mereka?

So, what do you do?

Baiklah, ada telah meminta salah seorang daripada mereka memotong kek dan yang lain memilih dahulu, kerana orang yang memotong tahu bahawa pihak yang lagi satu memilih dahulu, dia akan membelahnya secara sama rata untuk mengelakkan mendapat sekeping yang lebih kecil. 

Contoh terakhir, dua kanak-kanak bertengkar tentang buah oren. 

Ibu bapa mereka mengambil pisau dan memotong oren itu 50/50 dan memberikannya kepada setiap kanak-kanak separuh seorang.

Seorang makan isinya dan membuang kulitnya manakala yang lain menggunakan kulitnya untuk membakar kek dan membuangkan isinya ke dalam tong sampah. 

Jika ibu bapa mereka telah bertanya mengapa mereka mahu oren kedua-dua kanak-kanak boleh mendapat 100% daripada apa yang mereka mahu tetapi mereka hanya mendapat 50%.

Negotiation is about finding a solution that leaves both sides happy without hurting the relationship.

Seperti yang anda lihat daripada contoh-contoh rundingan ini adalah tentang mencari penyelesaian yang membuatkan kedua-dua pihak gembira tanpa mencederakan hubungan.

So, How do you do it?

How do you find those wise and practical solutions like the ones we just saw?

Jadi bagaimana anda melakukannya? Bagaimana anda mencari penyelesaian yang bijak dan praktikal seperti yang baru kita lihat. Berikut adalah rangka kerja empat langkah yang akan menjadikan anda seorang perunding yang bijak. 

STEP #1 - Focus on Interests, Not Positions

Fokus kepada kepentingan bukan kedudukan. 

Ingat tak kisah tentang dua lelaki yang bertengkar mengenai tingkap di perpustakaan. Ia menggambarkan masalah biasa dalam rundingan di mana orang terlalu menumpukan kepada kedudukan mereka dan bukannya berhujah tentang kedudukan, mengalihkan tumpuan anda kepada interest (minat) 

Faedah memberi tumpuan kepada kepentingan adalah jelas tetapi melakukannya boleh menjadi sukar. Kedudukan yang adalah jelas dan spesifik. dan interest khusus mungkin tersembunyi atau samar-samar. Jadi bagaimana anda mencari kepentingan (interest) pihak lain. Hanya tanya...

MENGAPA?

Mengapa mereka mahukan perkara yang mereka mahu. 

Cuba lihat sesuatu dari sudut pandangan mereka. sebaik sahaja anda mendapati minat asas mereka, bercakaplah tentang itu secara terbuka, orang mula mendengar dengan lebih baik jika mereka difahami. Mereka fikir mereka yang memahami mereka itu bijak dan baik. 

Jika anda mahu mereka mendengar minat (interest) anda, mulakan dengan menunjukkan yang anda mengambil berat dan memahami minat (interest) mereka. Sudah tentu anda perlu menyampaikan minat (interest) anda serta pihak lain mungkin tidak mengenali mereka. 

The other side might not know them. 

Jadikan minat (interest) anda menjadi pilihan sebenar, tanya diri anda samada mereka bersetuju dengan saya, esok apa yang saya mahu mereka lakukan. If they agree with me tomorrow, what do I want them to do? 

STEP #2 - Use Fair Standards

Gunakan piawaian yang adil. 

Tidak kira seberapa baik anda memahami perkara yang pihak lain mahu, konflik akan sentiasa timbul.   

Anda mahu sewa yang lebih rendah tetapi tuan tanah anda mahukan ia lebih tinggi. 

Objective Criteria

Daripada berhujah berulang alik, gunakan kriteria objektif untuk memutuskan. 

Ingat semula contoh kek apabila dua orang lelaki tidak dapat berkongsi kek dengan seorang lelaki membahagikannya dan yang lain memilih dahulu adalah berdasarkan kriteria objektif standard yang adil. 

Objective Criteria - are unbiased rules that don't depend on personal opinions

Adalah peraturan tidak berat sebelah yang tidak bergantung pada pendapat peribadi. Contoh ini boleh menjadi harga pasaran, keperluan undang-undang, pendapat pakar atau piawaian adil (fair standard) yang anda berdua persetujui. 

Dalam rundingan selalunya orang menolak untuk bersetuju kerana mereka berasa seperti anda menuntutnya tetapi jika anda berkata, "mari kita semak peraturan atau peraturan"

Let's check the rules and regulations

ia beralih fokus daripada apa yang anda mahu kepada apa yang dikatakan oleh peraturan. Secara tiba-tiba bukan anda yang menuntutnya tetapi peraturan itu. 

Contohnya, jika rumah anda dalam kontrak pembinaan yang tidak menyatakan sejauh mana asas yang sepatutnya, dan kontraktor mencadangkan 2 kaki. Manakala anda fikir 5 kaki adalah standard. 

Jangan hanya berkompromi. Sebaliknya, katakan, "Lihat mungkin saya yang salah, mungkin dua kaki sudah mencukupi. Adakah kerajaan mempunyai spesifikasi standard untuk keadaan tanah ini? Apakah risiko gempa bumi di sini? Di mana kamu cadangkan kita mencari standard untuk menyelesaikan soalan ini? "

Where do you suggest we look for standards to resolve this question?

Di sini, adalah bagaimana anda boleh menggunakan prinsip ini dengan berkesan. Sebelum anda bermula, fikirkan beberapa piawaian adil bersama-sama dengan pihak lain. 

Sebagai contoh, katakan anda mahukan harga yang tinggi, dan saya mahukan harga yang rendah. 

Mari kita fikirkan, apakah harga yang berpatutan? Apa piawaian yang patut kita gunakan? Dengan memberikan tumpuan kepada piawaian yang adil, anda boleh mengubah pertembungan minat (interest) menjadi matlamat bersama. 

What standards should we use?

STEP #3 - Invent Options for Mutual Gain

Cipta pilihan untuk keuntungan bersama

Ingat contoh kanak-kanak bergaduh, kerana oren dan bukannya berpecah kepada 50/50. Mereka boleh mencari jalan untuk kedua-duanya mendapat 100% daripada apa yang mereka mahukan. 

Inventing Options

Senario ini menyerlahkan kepentingan mencipta pilihan untuk keuntungan bersama dalam rundingan. Jadi bagaimana anda mencipta penyelesaian kreatif? 

Maka inilah caranya. Hanya berkumpul dengan pihak anda atau dengan pihak yang lain dan sumbang saran tentang semua penyelesaian yang mungkin. Biarkan idea mengalir dengan bebas. Jangan menilai atau memilih mana-mana idea pada peringkat pertama.

Brainstorming

Pisahkan sumbang saran (brainstorming) daripada sesi pengumpulan (selection session) 

For Brainstorming   

pilih beberapa peserta,  ubah persekitaran rekabentuk suasana tidak formal dan tentukan tujuan 

After Brainstorming

Start with the most promising ideas

selepas brainstorming, bermula dengan idea yang paling menjanjikan kemudian bincangkan cara untuk menambah baik mereka. 

PROBLEMS

Orang sering menganggap perbezaan dalam rundingan menimbulkan masalah. Namun perbezaan ini boleh membawa kepada penyelesaian.

Ingat contoh Oren. 

Penyelesaian yang bijak adalah mungkin kerana setiap pihak mahukan bahagian yang berbeza dalam buah oren. Adalah tidak masuk akal untuk menganggap perbezaan anda membawa kepada masalah itu. 

Differences

Sebenarnya perbezaan yang membawa kepada penyelesaian kreatif. 

STEP #4 - Separate the People from the Problem

Memisahkan orang daripada masalah. 

Sebelum memulakan rundingan, bayangkan garis menegak yang membelah seseorang di tengah-tengah. Di satu pihak ialah orang (person) itu, dan di sisi lain adalah masalah (problem). Sentiasa meletakkan orang itu di hadapan (no. 1) dan masalahnya (no. 2) 

Negotiators 

Perunding adakah orang yang didahulukan? 

Matlamat anda dalam perundingan adalah untuk berlembut pada orang itu tetapi keras pada masalah. 

Selalunya kita berlembut pada orang itu, jadi kita akhirnya menjadi lembut kepada masalah itu juga. dan kita tidak mendapat apa yang kita mahukan atau kita sukar mengatasi masalah tetapi juga akhirnya menjadi keras terhadap orang yang merosakkan hubungan.

We don't get what we want  --> Damaging the relationship

Bersikap lembut pada orang itu, pujian apabila anda boleh dan hargai usaha.

Am I paying enough attention to the people problem?

Pada setiap peringkat rundingan, tanya diri anda, "Adakah saya memberi perhatian yang cukup kepada orang yang bermasalah?". 

Orang mempunyai pandangan berbeza. Mereka ego, mudah terancam, melihat dunia dari perspektif mereka, sering mengelirukan persepsi mereka dengan realiti. Mereka sering salah tafsir kata-kata anda dan gagal untuk menyampaikan niat sebenar mereka. 

Ingat, anda mesti menangani, bukan sahaja masalah mereka tetapi juga dengan anda sendiri. Kemarahan dan kekecewaan anda yang boleh menghalang persetujuan, serta persepsi anda mungkin berat sebelah dan anda mungkin tidak mendengar atau berkomunikasi dengan berkesan. 

Building a relationship 

Salah satu cara terbaik untuk mengelakkan masalah orang ramai ialah dengan membina hubungan dengan pihak lain sebelum rundingan mula. Berunding dengan seseorang yang anda tahu, lebih mudah daripada dengan orang yang tidak dikenali. 

Jadi tiba lebih awal untuk berbual dan tinggal sedikit selepas itu mengenali kesukaan dan ketidaksukaan mereka. Dengan mengenali mereka, kemungkinan kejayaan negotiation menjadi lebih mudah.

What if the other side isn't playing by fair rules?  

Sekarang mungkin anda mengatakan keempat-empat langkah ini kelihatan adil dan bagus tetapi bagaimana jika pihak lain tidak bermain mengikut peraturan yang adil.

Use dirty tactics?

Are More Powerful?

Attack Me Personally!

Bagaimana jika mereka lebih berkuasa atau bagaimana jika mereka menyerang saya secara peribadi. Inilah cara untuk menangani setiap perkara ini (situasi)

Use dirty tactics?

People lie and use various pressure tactics. 

Recognizing these tricks often nutralizes them. 

Mari kita mulakan dengan taktik kotor. 

Orang berbohong dan menggunakan pelbagai taktik tekanan. Dengan mengenal pasti helah ini, boleh meneutralkan mereka.

"Joe, nampaknya kamu dan Ted bermain polis baik dan polis jahat"

Menyebut taktik itu menjadikannya kurang berkesan dan mungkin membuat pihak lain bimbang kehilangan anda dan hanya mengemukakan soalan sudah cukup untuk menamatkannya. 

Avoid

Namun berhati-hati elakkan serangan peribadi, fokus pada masalah bukan orangnya. dan bukannya mengatakan "Anda meletakkan saya menghadap matahari dengan sengaja", 

tapi berkatalah sedemikian, "matahari ini telah mengganggu mata saya, bolehkah kita sesuaikan semula jadual ini dan bertemu kemudian nanti, saya tidak boleh menumpukan perhatian dengan keadaan ini."

Are More Powerful?

If the other side has big guns

Bagaimana jika mereka lebih berkuasa jika pihak lain mempunyai senjata besar, jangan jadikan rundingan menjadi pertempuran senjata. Perkara terbaik yang boleh anda lakukan adalah untuk membangunkan alternatif terbaik BATNA anda kepada perjanjian yang dirundingkan. 

B - Best

A - Alternative 

T - To a 

N - Negotiated

A- Agreement

Fikirkan bagaimana perasaan anda semasa menghadiri temuduga kerja tanpa tawaran lain. Fikirkan betapa sukarnya rundingan gaji sekarang berbeza dengan perasaan anda semasa temuduga dengan dua tawaran kerja lain. Perbezaannya adalah kuasa. 

POWER

Lebih mudah anda boleh meninggalkan rundingan lebih besar kuasa anda. membangunkan BATNA, anda bukan sahaja membolehkan anda menentukan apakah perjanjian yang boleh diterima secara minimum, ia mungkin akan meningkatkan minimum itu. 

Before negotiating

Sentiasa membangunkan BATNA sebelum anda berunding. Jangan kata "mari berunding, mula-mula dan lihat apa yang akan berlaku"

Tanpa BATNA, anda sedang berunding secara membuta tuli. 

Attack Me Personally!

Bagaimana jika mereka menyerang anda secara peribadi. Apabila mereka menyerang anda dan bukannya masalah menjadi sukar, anda mahukan penyelesaian yang adil tetapi mereka meruntuhkan idea anda. 

Adalah wajar untuk mempertahankan diri anda tetapi itu tidak membawa ke mana-mana. Anda mendesak, mereka pun mendesak juga  dan tidak lama lagi anda terperangkap. 

Jadi apa yang anda lakukan?

Negotiation Jujitsu

Gunakan rundingan Jujitsu mengetepikan serangan mereka. Berikut adalah caranya:

1. Look behind their position - Lihat di belakang kedudukan mereka. Apabila mereka mengatakan apa yang mereka mahu, jangan hanya mengatakan "Ya" atau "Tidak". 

"Why they want it"

Tanyakan mengapa mereka mahu ia memahami apa itu sangat penting bagi mereka

2. Ask for their advice - jika mereka terus menolak apa-apa yang anda katakan kemudian minta nasihat mereka. "Jika anda adalah saya apa yang akan anda lakukan?"  

Mereka akan meletakkan diri mereka di tempat anda dan memberi anda penyelesaian. 

3. Invite criticism - mengundang kritikan dan bukannya mempertahankan idea anda. Bertanya kepada mereka "Apakah yang salah tentang perkara ini?" 

Mereka ini akan membantu, secara tak langsung anda mengetahui tentang minat mereka.

Saya ingin mengakhiri ringkasan buku ini dengan kisah hebat yang menerangkan maksud rundingan sebenarnya. 

Pada tahun 1964, seorang bapa Amerika dan anak lelakinya yang berusia 12 tahun sedang bermain frisbee di Hyde Park London. Beberapa orang di England pernah melihat frisbee sebelum ini. Jadi orang ramai berkumpul. 

Selepas beberapa ketika, seorang lelaki menghampiri dan bertanya, "Maaf mengganggu, saya telah memerhati kamu selama 15 minit, jadi siapa yang menang?"

Who's winning is missed the point

Dalam rundingan bertanya siapa yang menang adalah seperti bertanya dalam perkahwinan. Jika anda fokus apabila menang, anda telah terlepas perkara. Matlamat sebenar adalah bekerjasama dan mencari penyelesaian yang memenuhi minat kedua-dua pihak.

Saya harap ringkasan buku ini berguna dan terima kasih kerana membacanya.  

Peminat Little Bit Better